La stampante a noleggio rappresenta una soluzione pratica e conveniente per aziende di tutte le dimensioni: anziché investire ingenti somme per l’acquisto di nuove apparecchiature, il noleggio permette di accedere a stampanti di alta qualità pagando un canone mensile.

Ci sono tuttavia alcuni elementi, che tenuti nella dovuta considerazione, consentono di evitare imprevisti e di sfruttare al massimo i vantaggi di queste formule contrattuali.

Ne parliamo in questo articolo.

Vantaggi della stampante a noleggio (rispetto all’acquisto)

Quali sono, nel concreto, i vantaggi delle stampanti a noleggio?

• Il noleggio elimina la necessità di un investimento iniziale elevato, permettendo alle imprese di allocare meglio le risorse finanziarie. I costi del noleggio sono generalmente distribuiti in canoni mensili, rendendo la gestione del budget più semplice e prevedibile.
• Spesso il contratto di noleggio include servizi di manutenzione e assistenza tecnica: qualsiasi problema tecnico viene risolto rapidamente e senza costi aggiuntivi, riducendo al minimo i tempi di inattività e garantendo una produttività continua. 
• Il noleggio di stampanti include spesso anche la fornitura di materiali di consumo, come toner e carta, semplificando ulteriormente la gestione operativa. Questa soluzione è particolarmente vantaggiosa per le aziende che hanno esigenze di stampa variabili, in quanto possono facilmente adattare il contratto di noleggio alle loro necessità senza dover acquistare nuove apparecchiature.

Di seguito vediamo alcuni consigli da seguire per godere di questi benefici.

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1. Valuta le necessità della tua azienda

Prima di noleggiare, è essenziale valutare attentamente le specifiche esigenze dell’azienda per assicurarsi di scegliere la soluzione più adatta. 

Il primo passo è analizzare il volume di stampa, considerando il numero di pagine stampate: questo dato aiuta a determinare il tipo di stampante necessario, che può variare da un modello base a uno multifunzione avanzato, capace di gestire alti volumi di stampa e operazioni complesse.

Allo stesso modo, è importante considerare la tipologia di documenti stampati: se l’azienda produce principalmente documenti in bianco e nero, una stampante monocromatica potrebbe essere sufficiente. Al contrario, se c’è una frequente necessità di stampe a colori di alta qualità, è preferibile optare per un modello a colori avanzato.

La stampante deve inoltre essere compatibile con il software gestionale dell’azienda e supportare funzionalità come la stampa da dispositivi mobili e la scansione in rete.

Infine, è fondamentale considerare le opzioni di assistenza tecnica e i tempi di risposta del fornitore, che possono fare la differenza nella continuità operativa dell’azienda.

2. Scegli la stampante giusta

Esistono diverse tipologie di stampanti: tra le principali categorie ci sono le stampanti laser, a getto d’inchiostro, multifunzione e specifiche per la stampa fotografica.

Le stampanti laser sono ideali per le aziende che necessitano di un elevato volume di stampe in bianco e nero. Offrono velocità e precisione, con costi per pagina generalmente inferiori rispetto alle stampanti a getto d’inchiostro. Esistono anche modelli laser a colori, adatti per chi richiede occasionalmente stampe colorate senza rinunciare all’efficienza.

Le stampanti a getto d’inchiostro sono perfette per chi necessita di stampe a colori di alta qualità, come materiali di marketing o presentazioni. Sono particolarmente apprezzate per la loro capacità di riprodurre immagini con dettagli e colori vivaci.

Le stampanti multifunzione sono attrezzature moderne che combinano diverse funzionalità in un unico dispositivo: stampa, copia e scansione. Sono ideali per uffici di medie e grandi dimensioni che cercano una soluzione completa e compatta per gestire tutte le esigenze documentali.

Per esigenze specifiche, come la stampa di fotografie ad alta risoluzione, esistono poi stampanti fotografiche specializzate, che offrono una qualità di stampa superiore, ideale per studi fotografici o agenzie di design.

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3. Assicurati di avere l’assistenza di cui hai bisogno

L’efficienza del servizio di noleggio di stampanti è proporzionato alla qualità dell’assistenza, che ha la funzione primaria di garantire continuità operativa e prestazioni ottimali. 

I servizi di manutenzione preventiva devono essere inclusi nel contratto e comprendere controlli periodici da parte di tecnici qualificati, aggiornamenti del software e sostituzioni di parti usurate, prevenendo guasti e prolungando la vita utile delle apparecchiature.

Alla manutenzione preventiva deve abbinarsi l’assistenza: i contratti migliori garantiscono l’intervento entro 4-8 ore dalla richiesta e una reperibilità full time del personale, minimizzando i tempi di inattività.

 

4. Scegli un fornitore affidabile

Un fornitore inaffidabile rallenta l’azienda, uno affidabile lo rende più facile e crea valore.

In primis, è preferibile poter scegliere in una gamma diversificata di modelli, adattabili alle varie esigenze aziendali.

Importante anche la trasparenza e la flessibilità dei contratti, in modo da adattare il servizio alle tue esigenze nel tempo. La disponibilità di materiali di consumo e l’offerta di aggiornamenti tecnologici periodici sono ulteriori vantaggi da considerare.

Infine, è fondamentale che il fornitore includa servizi di manutenzione e assistenza tecnica reattivi e competenti, capaci di risolvere eventuali problemi tempestivamente.

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