In vista dell’entrata in vigore prevista al 1 gennaio 2019, ecco una panoramica sulla fattura elettronica.
La Legge di Bilancio 2018 ha esteso l’obbligo di emissione della fattura elettronica anche alle transazioni tra privati a decorrere dal 1° gennaio 2019. In questi giorni si stanno susseguendo delle notizie che generano dubbi e insicurezza su questa procedura e sull’effettiva data di inizio della fatturazione elettronica. Noi abbiamo comunque voluto raccogliere un pò di notizie per presentarvi in modo semplice una panoramica sulla fattura elettronica.
Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica sostituisce la vecchia fattura cartacea. Viene emessa a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, siano essi detentori di partita IVA (B2B) o consumatori finali (B2C).
La fattura elettronica è già utilizzata dagli operatori del settore carburanti, subappaltatori della pubblica amministrazione e i fornitori di tutte le pubbliche amministrazioni.
La fattura elettronica, al contrario di quella cartacea, deve
– essere redatta attraverso un pc, tablet o smartphone
– deve essere trasmessa elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI)
Lo SdI è il postino digitale che verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali, l’indirizzo telematico di recapito della fattura (codice univoco o PEC) e che partita IVA e/o codice fiscale siano esistenti.
Se i controlli vanno tutti a buon fine lo SdI consegna la fattura e invia una ricevuta di recapito. In caso contrario lo SdI invia un messaggio di errore (notifica di scarto) che determina la mancata emissione della fattura. L’emittente ha ’5 giorni di tempo per correggere e inviare nuovamente la fattura.
Non tutti i soggetti con partita IVA sono obbligati ad adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica. Sono esenti:
– Contribuenti nel regime di vantaggio di cui art. 27 co. 1 e 2 del DL 98/2011
– Contribuenti nel regime forfettario di cui all’art. 1 co. 54-89 della L. 190/2014
– Agricoltori in regime speciale (art. 34, comma 6 del Dpr 633/72)
Inoltre sono anche escluse, al momento le operazioni, di cessione di beni e prestazione e servizi rese nei confronti dei non residenti (UE ed extra-UE).
Come predisporre e inviare la fattura elettronica
Se la partita IVA ha un numero di fatture attive e passive di poco conto è conveniente utilizzare direttamente il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate. In alternativa ci si può rivolgere a un intermediario che si occupa proprio di emettere, inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche a norma di legge.
Per inviare una fattura elettronica è necessario che questa contenga l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore e può essere
– un indirizzo PEC, in tal caso occorrerà compilare il campo della fattura “Codice Destinatario” con il valore “0000000” (sette volte zero) e il campo “PEC Destinatario” con l’indirizzo PEC comunicato dal cliente
– un codice alfanumerico di 7 cifre, in tal caso occorrerà compilare solo il campo della fattura “Codice Destinatario” (o codice univoco) con il codice comunicato dal cliente.
Nel caso in cui il destinatario della fattura elettronica sia un privato senza partita Iva, si dovrà emettere comunque la fattura facendola transitare dal Sistema di interscambio (Sdi), indicando come Codice destinatario “0000000” e compilando il campo “codice fiscale” del cliente. In questo modo la fattura sarà messa a disposizione dal Sistema di interscambio (Sdi) e verrà depositata nel “cassetto fiscale” del cliente, l’area riservata che ciascun soggetto ha nel sito dell’Agenzia delle Entrate. Il soggetto emittente dovrà inoltre consegnare al cliente una copia analogica della fattura, ad esempio in formato cartaceo o in pdf, salva espressa rinuncia di quest’ultimo, preferibilmente scritta.
Una volta compilata una fattura elettronica, va firmata digitalmente tramite una firma elettronica qualificata.
Ricezione della fattura elettronica
Lo SdI si occupa della consegna delle fatture elettroniche all’indirizzo telematico specificato, un indirizzo Pec o il codice destinatario. In alternativa, il destinatario della fattura elettronica può farla ricevere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario che offre servizi specifici di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.
Conservazione della fattura elettronica
Chi emette e chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente a norma di legge (non basta salvarle semplicemente su un PC). Nello specifico ci deve essere la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).
Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati e anche dalla stessa Agenzia delle Entrate.
I vantaggi della fattura elettronica
- certezza della data di emissione e consegna
- riduzione consumo di carta
- attraverso XML è possibile velocizzare le procedure di registrazione nella maggior parte dei casi
- in qualsiasi momento si possono consultare le fatture e rintracciarle velocemente grazie all’archiviazione elettronica
