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KNOS – Document Management System

 

L’evoluzione della gestione documentale

Gli obiettivi Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione; Diminuzione tempo di archiviazione;
Ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni;
Riduzione drastica della carta;
Unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti: aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale;
Possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva)

Knos è un’applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti ed informazioni. Knos gestisce file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (e-mail, Office, Metodo Evolus, etc.). Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’azienda.

Knos è integrato nativamente in Metodo Evolus mediante un accesso diretto dall’interfaccia del gestionale.

knos archiviazione sostitutiva centro sistemi mobile

 

› Come vengono strutturate le informazioni


Il programma per la gestione documentale Knos provvede ad archiviare le informazioni in fascicoli virtuali, detti pubblicazioni. Tutte le pubblicazioni sono suddivisibili in:

  • Tipologie (ad esempio “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”, … ): ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio testi e immagini in formato elettronico);
  • alcune informazioni accessorie (ovvero gli attributi): ad esempio la data di creazione del fascicolo, l’oggetto, eccetera;
  • una serie di link esterni (ad esempio a siti web contenti informazioni collegate)
  • una serie di riferimenti interni (ad esempio ad altre circolari archiviate tramite l’applicativo).

› Come viene alimentato l’archivio


knos-drag&drop
  • tramite un semplice drag & drop per trasferire rapidamente i file da pc all’archivio documentale.
  • tramite il cruscotto di archiviazione per i file già in archivio su cui sono state apportate modifiche (edit-in-place)
  • Integrazione con scanner: con la gestione documentale di Knos potete utilizzare dispositivi di scannerizzazione che consentono l’archiviazione (in modalità semiautomatica) di file in qualsiasi formato. È possibile inoltre acquisire in modalità completamente automatica un file risultato dalla scansione realizzata da scanner dotati di interfaccia twain; i file risultati dalla scansione automatica vengono automaticamente trasformati dal sistema in formato pdf. Knos consente di acquisire documenti cartacei tramite l’utilizzo del codice a barre OCR (acquisizione ottica).
  • Mediante alimentazione manuale: potete creare manualmente pubblicazioni (fascicoli virtuali) corredati delle necessarie informazioni di catalogazione (attributi) e allegandovi uno o più file di inter

› Integrazioni ERP


Il sistema di archiviazione può accogliere anche documenti tipicamente gestiti dall’ERP aziendale, in questo modo resi disponibili anche agli addetti che non hanno accesso al sistema gestionale. Specifici add-in di integrazione consentono di archiviare automaticamente documenti contabili e/o fiscaliche risulterebbero utili, in formato .pdf, all’interno dell’archivio. L’impiego di specifici modelli di archiviazione consente di indirizzare correttamente i documenti quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato.

API, librerie e webservices permettono l’integrazione con qualsiasi applicazione.

evolus+knos

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